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流程试运行的方法与步骤

流程试运行的方法与步骤

作者:张国祥
20145月29日
打算实施流程管理的企业,完成流程图设计只是万里长征走完了第一步,能否落地还有很多工作要做,其中最关键的就是流程试运行的选择安排。是全面试行,还是个别试行取决于两个重要因素,一是流程管理的理念是否被全员所接受,二是流程图的设计是否全员参与、新的管理方法新的工作方式是否被全员理解认可。如果回答是肯定的,则可选择全面试行;如果不能肯定回答,那就应该循序渐进,逐一试行。
没有观念变化就没有流程优化,流程设计如此,流程运行也不例外。没有流程管理理念的宣贯,不改变员工原有的做事习惯,流程运行就会阻力巨大。因此试运行的前提是做好流程管理的宣传教育、做好每一个流程图涉及岗位员工的操作培训。让流程图上所有涉及岗位员工理解认可,并且签字承诺:我接受过流程图培训、我理解、我认可、我执行。
培训是试运行的前期准备,不可缺失或走过场。全员培训、全员认可,全面试运行也未尝不可。如果企业规模庞大、员工人数众多而且分布地域广泛,再加上流程图数量众多,有选择地试运行则是比较稳妥的做法。
那么选择什么样的流程作为试运行的突破口?有没有规律或方法呢?答案当然有。所谓高风险高回报。如果选择与现行工作方式改变不大的流程试运行,肯定不会出现问题,但是也不会让员工见到流程运行带来的改变——因为员工觉得我们本来就是这么做的,你画不画流程图有什么影响?如果选择与现行工作方式有重大改变的流程进行试行,达到设计效果,皆大欢喜,员工尝到了流程改变带来的甜头,对流程全面运行无疑是开了一个好头,也可以说奠定了流程运行的良好基础;万一试行效果不佳,员工产生恐惧或反感,对后面的试行或全面推行产生的阻力就大了。因此试运行流程的选择至关重要,马虎不得。
试运行流程的选择,我的建议是企业流程优化项目领导小组必须在宣传培训的基础上,听取各级主管岗位员工的意见,让他们主动申报试运行的流程,然后领导小组再从中选择涉及部门众多、参与岗位员工素质较高、对现行做法改变较大、一旦成功带来的效果也会比较明显的流程进行试行。参与试行的员工必须签订承诺书,承诺严格按流程要求工作、按标准做事,勇于承担责任。同时,企业项目领导小组及流程涉及岗位员工的主管也要承诺支持员工按流程授权开展工作,如果试行过程中出现非主观失误不追究个人责任,解除员工后顾之忧。
选择好了试运行的突破口,接下来要做的就是试运行的跟踪与反馈。流程优化项目办公室主任组织试运行工作,项目秘书或流程经理拟订试运行计划,项目办公室主任组织试运行动员,企业负责人作动员讲话,参与试行员工参加动员大会、签订试行责任状,项目秘书或流程经理跟踪流程试运行,流程授权岗位员工主持试运行,流程涉及岗位员工配合试运行,反馈试行情况,提出改善建议。参与试运行的每一个员工必须每天填写《流程试运行反馈意见卡》。流程授权岗位员工汇总建议、提出改善方案上报。项目秘书或流程经理组织讨论,对出现的问题寻找解决方法,试行人员参与讨论,大家集思广益、群策群力。最后项目秘书或流程经理将讨论结果上报。项目办公室主任审核讨论意见、提出补充建议报企业项目领导小组审批。项目秘书或流程经理按审批方案继续组织试运行,每周上报试行情况。企业流程优化项目领导小组每周或随时就流程试运行中出现的新情况新问题开展讨论、做出决定,确保流程试运行不偏离公司既定战略,达到预期效果。
流程管理对大多数中国企业而言是一种全新的管理理念,也是一种全新的管理方式,不可能一蹴而就,也不可能一劳永逸。需要企业全员参与、持续改善。现附《流程试运行及问题反馈流程图》一个,仅供有需要的企业参考。

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