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企业制度建设的方法

企业制度建设的方法

作者:张国祥
企业制度建设是一项持续不断的工作,也是企业的长期工作。任何企业在其成长转型时期都会面临一次制度优化与完善过程。企业实施公司化运作,进行制度建设既是基础工作,也是紧迫工作。公司化运作的标志就是制度化、流程化、标准化,进而达到管理系统化水平。
企业进行制度建设的方法与步骤如下:
一、制度建设 统一管理。
制度建设是一项系统管理工程,必须企业负责人挂帅,成立有各方代表参加的制度建设领导小组。领导小组确定企业制度建设的周期、梳理企业制度建设大纲,确定企业制度撰写的原则,确定合格制度的评判标准,确定制度草案的分工原则,确定参与人员的奖励标准,确定制度起草、讨论、审核、审批的程序,确定企业制度管理办法。确保企业制度建设有组织有领导有计划按步骤有条不紊进行。
如果企业原有制度数量多,就必须增加一项制度清理或者叫盘点工作,以甄别保留、修改、废止事项,以确保新的制度建设体系完整统一。
在企业制度建设阶段性工作完成之后,企业有必要设立制度管理专职岗位,如制度法制处处长(科长、部长或经理),也有企业称为制度文化处长(科长),全权负责企业制度的执行与改善工作。
二、起草制度 归口负责。
制度起草工作按照归口管理原则,一般由该项工作的主管部门负责人负责。如品质管理制度的起草工作通常由品质管理部经理负责。主管部门负责人或亲自执笔或委托下属员工执笔均可,但最终对制度草案负责的是主管部门负责人。
对于新办业务或者企业即将开展的工作事项,暂时没有主管部门的制度起草任务则由制度建设领导小组讨论后,指定人员起草。
一般而言,制度建设遵循谁主管谁负责原则。如果企业进行了流程优化工作,其制度建设责任就不言自明了:各四级流程的授权岗位就是制度起草负责人。
三、集体讨论 集思广益。
前面之所以强调起草制度归口负责,就是强调起草责任而不是制订责任。制度制订是企业权力,不是个人权力。虽然所有制度都有负责人签发,但签发人必须是法人代表或董事会授权责任人。而企业的任何制度在签发之前,都必须进行广泛讨论,让更多利益相关者或者说执行者参与讨论。归口负责人主持征求意见,并尽可能将讨论意见纳入制度修改草案。
集体讨论至少要分三步进行。一是起草人小范围征求关联岗位员工意见;二是在此基础上,由上级主管组织具有广泛代表性的员工代表参与讨论;三是最后报企业制度建设领导小组审批。有的制度还必须经职工代表大会审议。领导小组审批本身也是一次优化讨论。
四、广泛宣传 上下认同。
制度方案审批通过后,必须进行广泛宣传教育,让制度内容被制度执行者充分知晓。宣传教育的同时也是一次征求大众意见的过程,如果多数员工提出异议,该制度就应该重新检讨修订,直到获得大多数员工认可为止。制度只有在上下认同后才正式颁布、员工广泛知晓后才开始执行。
五、与时俱进 持续改善。
企业制度建设只有起点,没有终点。任何制度都是企业特定阶段的产物,随着企业发展壮大,制度需要修改完善;随着市场环境发生改变,企业制度也需要随之改变;随着企业管理水平的提升,过去约束的行为不再出现,制度也需要改变。企业管理本身就是一个不断发现问题、解决问题的过程。持续改善是企业管理永恒的主题,制度建设也不例外。
 
附:中小企业基本制度参考目录
 
1、薪酬管理制度
2、安全管理制度
3、员工行为规范
4、奖惩制度
5、财务管理制度
6、门卫管理制度
7、考勤制度
8、员工入职离职规定
9、报销制度
10、出差管理规定
11、仓库管理制度
12、采购管理制度
13、办公劳保用品领用规定
14、质量管理制度
15、销售管理制度
16、客户服务规范
17、退换货管理规定
18、投诉处理制度
19、5S管理制度
20、会议管理规定
21、设备管理制度
22、宿舍管理制度
23、饭堂管理制度
24、周六学习制度
25、档案管理制度
26、供应商管理制度
27、工艺管理制度
28、研发管理制度
29、生产管理制度
30、车辆管理制度
31、物流管理规定
32、信息管理制度
33、网络管理规定

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