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项目方案审批管理

项目方案审批管理

作者:张国祥
有人说项目方案经过修改、审核,多次讨论,项目专家也参与了修改和审核,项目方案审批是不是可以省掉?笔者的回答是绝对不可!企业管理体系的建立涉及到方方面面,出台的方案数百上千,如果没有审批环节,就会上演各自为政、政出多门的闹剧。因为修改、审核都是各系统负责人主导,各系统之间是否匹配,是否做到了全局最优,不进行通盘考虑,不进行系统审批,就可能挂一漏万,同时,没有企业负责人的参与,方案的执行效率也会大打折扣。实践中,争论交锋大多发生在审核或审批环节。“集体讨论吵够,执行不折不扣”的经验总结就是在审批环节产生的。每次审核审批都是一次培训,每次审核审批都是对方案的优化,参与审核审批的人每次都是一次升华,既有思想的升华,也有知识的增加和方法的提升。方案审批是方案设计的必要环节,意义非凡,不可小觑。方案审批的步骤如下:
一、发布审核方案征求意见
项目秘书根据项目进度,将各系统负责人组织审核通过的项目方案提前发布,要求各系统负责人及指定员工代表提前阅读,提出修改意见或标记有问题条款,或组织小范围讨论,收集员工意见,以便在集中讨论时有的放矢。
准备工作越充分,收集的意见就可能更广泛;听取员工的意见越多,对方案的落地就更有帮助。
二、组织集体审批达成共识
项目方案的审批必须企业负责人组织,项目专家全程参与,各系统负责人及指定员工代表参加,所有与会人员都享有同等发言权。审批步骤如下:
1、设计师朗读项目方案
2、与会人员依序发言
3、企业负责人重点提问
4、项目专家必要时答疑
5、企业负责人组织讨论
6、企业负责人做出审批结论
在实践中,并非所有方案都能一次通过,但实施效果最好的往往是讨论环节争论最多、审批环节交锋最多的方案。原因何在?笔者认为,就是设计方案颠覆了传统做法,或者是打破了原有利益格局。人们常说“真理越辩越明”,用在方案审批环节最为恰当。
项目秘书记录讨论情况,与会人员会议结束签字确认,企业负责人重点关注审批结论。
三、发布审批成果组织学习
项目方案的审核审批不可能一次完成,越是规模大的企业审核审批次数越多。项目秘书必须做好统筹安排。凡是一个序列的方案审批完结,项目秘书就必须第一时间发布审批结果,并安排各系统负责人组织宣传培训。宣传培训也是交替进行的,下一章节再作介绍。

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