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中国零售业采购盲点之战略采购

作者:魏文轩

对于零售业企业来说,如果采购的商品不能适销对路,商品订货的批发量太小,采购又不及时,那么就不能尽快满足零售店的要求;如果商品采购成本过高,就会降低零售业企业的盈利能力。因此,零售业企业必须加强采购管理,对采购活动的各个环节及步骤精心计划、组织、协调和控制。目前,通过施行战略采购加强与上游供应商的合作,已经成为零售业企业在供应链管理过程中的一个重要环节,也是零售业企业积极地从管理理念到具体服务操作上提升自己,加强采购管理的重要措施。
战略采购的概念
所谓战略采购,就是企业在自身资源有限的情况下,确切了解外部供应市场状况及内部需求, 了解供应商生产能力及市场条件,对供应商进行有效的关系管理,致力于与供应商建立长期的战略合作关系。
通过战略采购,企业可以更加明晰了解内部需求模式,从而能有效地控制其需求。通过深入有力的价值分析,企业甚至能比供应商自己更清楚供应商生产过程和成本结构。有了这些,企业在供应商选择、谈判及关系维持管理方面等方面能够获得重大支持, 可以不断剔除一些现有的表现不佳的供应商,寻找新的替代供应商以提高整体的供应商绩效。也就是说战略性地将竞争引入供应机制和体系,以降低采购费用。
中国零售业战略采购的必要性
商品销售成本是原材料和服务
自始至终,采购是经营链中重要一个环节,特别是对于零售业来说尤为重要,商品销售成本的最大部分是由所采购的原材料和服务占据的,对很多企业而言,外部采购占企业平均费用的60%一80%。所以,这部分的支出哪怕是微量减少都将对公司盈利带来相当重大的影响。
不注重长期供应商的关系管理
长期以来,零售业企业采购中只注重谈判、比价、压价,缺乏从关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变,更没有从一味压价向建立双赢机制转变。采购就是”一次性”交易,一手交钱一手交货,货款两清各自走人,这种采购很像散兵游勇,难以成为正规军,其后果是售后服务没有保障不说,一旦发现问题,人都找不到。同时,在市场经济条件下一味追求单赢,只想着让自己合适,长此以往,把自己的名声搞坏了,寻找合作伙伴的路越来越窄。
不重视采购管理
零售业企业不重视采购管理,没有把采购策略和合作伙伴的选择评估标准作为企业整体战略中的一部分,这已经是众所周知的现象。很多企业的管理者单纯地认为采购只要钱花的少就是好,公司还有其他诸如市场、销售、研发等等重要的工作要做,公司的低成本扩张和谋求更大发展空间才是最重要的,采购只是后勤部门的小事,不会影响发展大局。这些都大幅增加了零售业企业的采购成本。
零售业战略采购的一些要点
供应商提供的任何服务都是有价格的,只不过是通过直接或间接的形式包含在价格中。企业可以通过”菜单”选择所需的产品及服务,往往这种办法更能有效降低整体采购成本。这就需要企业明确和优化采购流程,明确采购的职能与步骤,实现企业对采购全过程和全方位的控制。
通过控制环节(要素)避免漏洞,实现战略采购的目的,流程可采用的要素有:货比三家引入竞争,发挥公开招标中供应商间的博弈机制,选择最符合自身成本和利益需求的供应商:通过电子商务方式降低采购处理成本(交通、通讯、运输等费用);通过批量计算合理安排采购频率和批量,降低采购费用和仓储成本;对供应商提供的服务和产品进行“菜单式”购买。
加强对市场采购信息的收集和分析
市场采购信息是多方面的,主要有:货源信息,包括货源的分布、结构、供应能力;流通渠道的辩护和竞争信息;价格信息;运输信息;管理信息等。由于市场信息具有社会性、有效性、连续性和流动性,借助于计算机建立一套完整的信息分析和管理系统,可以对市场信息进行收集、整理、分析,提供各种决策方案供决策者参考。
确定适宜的采购时机与合理的采购批量
采购过早,库存过多,增加库存费用。采购过晚,库存过少,引进缺货损失。采购批量过大,有可能产生积压。采购批量过小,又会增加采购次数,增加采购的固定费用。所以企业应根据库存和销售情况确定适宜的采购时机与合理的采购批量。
筛选和圈定上游供应商
由于供应商对企业表现出不同的重要性,因此采购时要对不同供应商加以区别化。发展战略采购的关键是零售商和其关键供应商之间的力量平衡的影响问题,力量平衡最佳是有利于零售商。反之,零售商可能因某一商品过于依赖一个特定的供应商而遭受损失。
通过扩大供应商选择范围引入更多的竞争、寻找上游供应商等来降低采购成本是非常有效的战略采购方法,它不仅可以帮助企业寻找到最优的资源,还能保证资源的最大化利用,提升企业的水准。
集中采购
现代零售业局有小批量、多品种特点,也就是说每一个零售店一次要货的品种可能比较多,但每个品种的要货量不会太大,因此对于一个零售店而言,不能享受价格折扣。在这种情况下,集中各零售店的订货,进行统一采购,采购批量大,就可以享受价格折扣。其优势主要表现在:集各零售店的集中要货为较大批量的要货,争取供应商在价格上给予尽可能多的优惠,从而降低进货成本,降低销售价格,提高竞争力;能相对稳定供应商,有利于更紧密合作和稳定进货渠道;有利于建立商品生产基地,减少流转环节,取得最佳经济效益;有利于及时掌握供求信息,做好协调工作。
通过采购量的集中来提高议价能力,降低单位采购成本,这是一种基本的战略采购方式。目前虽有企业建立集中采购部门进行集中采购规划和管理,以期减少采购物品的差异性,提高采购服务的标准化,减少了后期管理的工作量。但很多企业在发展初期因采购量和种类较少而进行集中采购,随着企业的集团化发展,在采购上就出现分公司各自为政的现象,很大程度上影响采购优势。因此,坚持集中采购方式是企业经营的根本原则之一。
优化采购组合
通过对每种商品的分析,基于采购金额和其供应商数量,可把商品分为:一般商品、杠杆商品、战略商品和瓶颈商品,同时把供应商分为:一般供应商、杠杆供应商、战略供应商和瓶颈供应商。
一般商品,从采购的角度看,它很少会造成技术和商业问题。这种商品价值通常较低并存在大量的可选择供应商。瓶颈商品,主要是在金额上只占相对有限的一部分,而在供应上风险大,不得不面临着:高昂的价格、较长的交货期和劣质的服务。杠杆商品,供应商数量很多,转换成本很低。战略商品,对财务成果的影响很大同时又依赖于供应商。对于零售业,应动态地进行采购组合和商品分类,依据不同地域和不同时间动态地调整采购组合和商品分类,某种意义上,零售业所面对采购组合和商品分类严格来讲是阶段性的,往往比一般意义的生产企业的周期短。
产品、服务的统一
在采购时就充分考虑未来储运、维护、消耗品补充、产品更新换代等环节的运作成本,致力于提高产品和服务的统一程度,减少差异性带来的后续成本。这是技术含量更高的一种战略采购,是整体采购忧化的充分体现。采购产品差异性所造成的无形成本往往为企业所忽略,这需要企业决策者的战略规划以及采购部门的执行连贯性。
作者单位:信阳师范学院经济与管理科学学院

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