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零售业新管理:竞争性招标采购

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竟争性招标采购是国际竞争招标采购、国内竞争招标采购的总称,它是政府采最常用的方式之一。竞争性招标采购有一套完整的、统一的程序,这套程序不会因国家、地区和组织的不同而存在太大的差别。一个完整的竞争性招标过程由招标、投标、开标、评标、合同授与等阶段组成。国际限制性招标采购和国内限制性招标采购除了在招标阶段与竞争性招标采购有所不同外,其他步骤及要求和方法基本上与竞争性招标采购相同。
招标程序及方法
招标程序包括资格预审、准备招标文件、发布招标通告、发售招标文件等。招标是竞争性招标采购的第一阶段,它是竞争性招标采购工作的准备阶段,在这一阶段,需要做大量的基础性工作,其具体工作,可由采购单位自行办理,如果采购单位因人力或技术原因无法自行办理的,可以委托给社会中介机构。
()发布资格预审通告
对于大型或复杂的土建工程或成套设备,在正式组织招标以前,需要对供应商的资格和能力进行预先审查,即资格预审。通过资格预审,可以缩小供应商的范围,避免不合格的供应商做无效劳动,减少他们不必要的支出,也减轻了采购单位的工作量,节省了时间,提高了办事效率。
1.资格预审的内容
资格预审包括两大部分,即基本资格预审和专业资格预审。基本资格是指供应商的合法地位和信誉,包括是否注册、是否破产、是否存在违法违纪行为等。
专业资格是指已具备基本资格的供应商履行拟定采购项目的能力,具体包括:
(1)经验和以往承担类似合同的业绩和信誉;
(2)为履行合同所配备的人员情况;
(3)为履行合同任务而配备的机械、设备以及施工方案等情况;
(4)财务情况;
(5)售后维修服务的网点分布、人员结构等。
2.资格预审程序
进行资格预审,首先要编制资格预审文件,邀请潜在的供应商参加资格预审,发售资格预审文件,最后进行资格评定。
(1)编制资格预审文件。一个国家或组织通常会对资格预审文件的格式和内容进行统一规定,制定标准的资格预审文件范本。资格预审文件可以由采购实体编写,也可以由采购实体委托的研究、设计或咨询机构协助编写。
(2)邀请潜在的供应商参加资格预审。邀请潜在的供应商参加资格预审,一般是通过在官方媒体上发布资格预审通告进行的。实行政府采购制度的国家、地区或国际组织,都有专门发布采购信息的媒体,如官方刊物或电子信息网络等。资格预审通告的内容一般包括:采购实体名称、采购项目名称,采购(工程)规模,主要工程量,计划采购开始(开工)、交货(完工)日期,发售资格预审文件的时间、地点和售价,以及提交资格预审文件的最迟日期。
(3)发售资格预审文件和提交资格预审申请。资格预审通告发布后,采购单位应立即开始发售资格预审文件,资格预审申请的提交必须按资格预审通告中规定的时间,截止期后提交的申请书一律拒收。
(4)资格评定,确定参加投标的供应商名单。采购单位在规定的时间内,按照资格预审文件中规定的标准和方法,对提交资格预审申请书的供应商的资格进行审查。只有经审查合格的供应商才有权继续参加投标。
()准备招标文件
招标文件是供应商准备投标文件和参加投标的依据,同时也是评标的重要依据,因为评标是按照招标文件规定的评标标准和方法进行的。此外,招标文件是签订合同所遵循的依据,招标文件的大部分内容要列入合同之中。因此,准备招标文件是非常关键的环节,它直接影响到采购的质量和进度。
招标文件至少应包括以下内容:
1.招标通告。
2.投标须知。即具体制定投标的规则,使投标商在投标时有所遵循。投标须知的主要内容包括:
(1)资金来源。
(2)如果没有进行资格预审的,要提出投标商的资格要求。
(3)货物原产地要求。
(4)招标文件和投标文件的澄清程序。
(5)投标文件的内容要求。
(6)投标语言。尤其是国际性招标,由于参与竞标的供应商来自世界各地,必须对投标语言做出规定。
(7)投标价格和货币规定。对投标报价的范围做出规定,即报价应包括哪些方面,统一报价口径便于评标时计算和比较最低评标价。
(8)修改和撤消投标的规定。
(9)标书格式和投标保证金的要求。
(10)评标的标准和程序。
(11)国内优惠的规定。
(12)投标程序。
(13)投标有效期。
(14)投标截止日期。
(15)开标的时间、地点等。
3.合同条款。合同条款包括一般合同条款和特殊合同条款。
一般合同条款主要包括一些基本性的规定。货物采购和工程采购项目的一般合同条款内容有所不同。货物采购的一般合同条款主要包括以下内容:
(1)买卖双方的权利和义务;
(2)运输、保险、验收程序;
(3)价格调整程序;
(4)付款条件、程序以及支付货币规定;
(5)履约保证金的数量、货币及支付方式;
(6)不可抗力因素;
(7)延误赔偿和处罚程序;
(8)合同中止程序;
(9)解决争端的程序和方法;
(10)合同适用法律的规定;
(11)有关税收的规定等。
工程采购一般合同条款的主要内容包括:
(1)一般性的规定;
(2)关于工程师的规定;
(3)关于合同文件和图纸的规定;
(4)承包商的责任:按合同规定组织工程实施,执行工程师发出的各项指令,购置材料,雇用劳务,接受业主和工程师的监督、检查,办理保险,负责维修等;
(5)破产或违约的处理规定;
(6)涉及双方责任的规定,如保险、损失赔偿、计日工和材料、工程竣工、变更、追加或取消工程、特殊风险、货币及汇率、争端解决等;
(7)业主的责任,如按合同规定的货币和比例支付工程款,业主负担的损失赔偿或补偿责任,工程量发生变更所增加的工程费用处理等。
特殊合同条款是因具体采购项目的性质和特点而制定的补充性规定,是对一般条款中某些条款的具体化,并增加一般合同中未作规定的特殊要求。
货物采购的特殊合同条款主要包括:
(1)交货条件;
(2)履约保证金的具体金额和提交方式;
(3)验收和测试的具体程序;
(4)保险的具体要求;
(5)付款方式和货币要求;
(6)解决争端的具体规定;
(7)零配件和售后服务的具体要求;
(8)对一般合同条款的增减等。
工程采购项目的特殊合同条款内容主要包括:
(1)保险的具体规定;
(2)开工、竣工和维护的具体规定;
(3)工程延误赔偿的具体规定;
(4)违约的处理方法;
(5)价格调整公式和指数要求;
(6)付款条件;
(7)税收规定等。
在合同的执行中,如果一般条款与特殊条款出现不一致时,要以特殊条款为准。
4.技术规格。技术规格是招标文件和合同文件的重要组成部分,它规定所购货物、设备的性能和标准。技术规格也是评标的关键依据之一,如果技术规格制定得不明确或不全面,就会增加采购风险,不仅会影响采购质量,也会增加评标难度,甚至导致废标。
货物采购技术规格一般采用国际或国内公认的标准,除不能准确或清楚地说明拟招标项目的特点外,各项技术规格均不得要求或标明某一特定的商标、名称、专利、设计、原产地或生产厂家,不得有针对某一潜在供应商或排斥某一潜在供应商的内容。
工程采购项目的技术规格较为复杂,视具体工程项目而异。在编制技术规格时,一般注意事项包括:
(1)承包商将要施工工程的技术标准,包括工程竣工后要求达到的标准;
(2)施工程序、施工方法和施工要求;
(3)施工中的各种计量方法、程序和标准;
(4)工程师实验室设备和办公室设备的标准;
(5)承包商自检队伍的要求;
(6)现场清理程序及清理后所达到的标准。
工程技术规格通常包括以下几个部分:
(1)工程描述。对整个工程进行详细描述,包括与工程相关的施工程序、施工方法、现场清理等具体描述;
(2)土方工程。包括开挖、回填、现场清理等;
(3)给水排水工程。包括工程范围,给水排水结构,混凝土或预应力混凝土结构工程,施工方法和程序等;
(4)铺筑工程。不同工程对铺筑的要求不同,如公路项目包括沥青层和路基等铺筑工程、施工程序、方法等;
(5)桩基。包括桩基材料、质量要求,钻孔要求,混凝土浇注要求,桩基的检验等;
(6)混凝土。包括水泥和其他材料的质量要求,混凝土级别要求等;
(7)预应力混凝土。包括材料的质量要求、测试方法等。
在实际采购活动中,由于工程项目的不同,对工程技术和质量要求也不同,因此,要想达到预期效果,必须根据工程的具体特点和要求来编制工程技术规格。
5.投标书的编制要求。投标书是投标供应商对其投标内容的书面声明,包括投标文件构成、投标保证金、总投标价和投标书的有效期等内容。
投标书中的总投标价应分别以数字和文字表示。投标书的有效期是指投标有效期,是让投标商确认在此期限内受其投标书的约束,该期限应与投标须知中规定的期限相一致。
6.投标保证金。投标保证金是为了防止投标商在投标有效期内任意撤回其投标,或中标后不签订合同或不交纳履约保证金,使采购实体蒙受损失。
投标保证金可采用现金、支票、不可撤消的信用证、银行保函、保险公司或证券公司出具的担保书等方式交纳。投标保证金的金额不宜过高,可以确定为投标价的一定比例,一般为投标价的1%~5%,也可以定一个固定数额。由于按比例确定投标保证金的做法很容易导致报价泄漏,即通过一个投标商交纳的投标保证金的数额可以推算其投标报价,因而,确定固定投标保证金的做法较为理想,有利于保护各投标商的利益。国际性招标采购的投标保证金的有效期一般为投标有效期加上30天。
如果投标商有下列行为之一的,应没收其投标保证金:投标商在投标有效期内撤回投标;投标商在收到中标通知书后,不按规定签订合同或不交纳履约保证金;投标商在投标有效期内有违规违纪行为等。
在下列情况下投标保证金应及时退还给投标商:中标商按规定签订合同并交纳履约保证金;没有违规违纪的未中标投标商。
7.供货一览表、报价表和工程量清单。供货一览表应包括采购商品品名、数量、交货时间和地点等。
在国境内提供的货物和在国境外提供的货物在报价时要分开填写。在报价表中,境内提供的货物要填写商品品名、商品简介、原产地、数量、出厂单价、出厂价境内增值部分占的比例、总价、中标后应缴纳的税费等。境外提供的货物要填写商品品名、商品简介、原产地、数量、离岸价单价及离岸港、到岸价单价及到岸港、到岸价总价等。
工程量清单应按业主设计估算出来的工程量分类列表,表中要列明各项工程种类的序列号、工程说明、单价和数量等。工程量清单的作用,一是使投标商根据工程量清单中列出的工程量准备投标报价,二是使业主根据工程量清单中的单价向承包商支付工程进度款。
投标商在报价时要根据工程量清单中的内容,分项列出单价和分项总价,如果承包商没有列出某一工程项目的单价,则被视为其费用已包括在工程量清单中其他工程项目的单价和分项总价之中,在进度付款中将不予支付。
在工程量清单中,如果某项工程很可能超过原来估算的工程量而发生工程量增加时,可以在工程量清单中列一项“暂定工程量”,相应可专列一项“暂定金”,以支付将要增加的工程量的费用。
在土建工程合同中还经常会遇到“计日工”的问题,计日工是指在工程量清单以外发生的事先难以预计的工作日,用来完成此工作所需的劳务、材料、设备等的数量、单价和分项总价。
8.履约保证金。履约保证金是为了保证采购单位的利益,避免因供应商违约给采购单位带来损失。一般来说,货物采购的履约保证金为合同价的5%~10%,工程采购项目保证金如果是提供担保书,其金额为合同价的30%~50%,如果是提供银行保函,其金额为合同价的10%。
9.合同协议书格式。合同协议书格式的主要内容包括:协议双方名称、供货范围或工程简介、合同包括的文本以及协议双方的责任和义务等。
()发布招标通告
采购实体在正式招标以前,应在官方指定的媒体上刊登招标通告。如果是国际性招标采购,还应在国际性的刊物上刊登招标通告,或将招标通告送给有可能参加投标的国家在当地的大使馆或代表处。
从刊登通告到参加投标要留有充足的时间,让投标供应商有足够的时间准备投标文件。如世界银行规定,国际性招标通告从刊登广告到投标截止之间的时间不得少于45天。工程项目一般为60~90天,大型工程或复杂设备为90天,特殊情况可延长为180天。当然,投标准备期可根据具体的采购方式、采购内容及时间要求区别合理对待,既不能过短,也不能太长。
招标通告的内容因项目而异,一般应包括:
1.采购实体的名称和地址;
2.资金来源;
3.采购内容简介。包括采购货物名称、数量及交货地点,需进行的工程的性质和地点,或所需采购的服务的性质和提供地点等;
4.希望或要求供应货物的时间或工程竣工的时间或提供服务的时间表;
5.获取招标文件办法和地点;
6.采购实体对招标文件收取的费用及支付方式;
7.提交投标书的地点和截止日期;
8.投标保证金的金额要求和支付方式;
9.开标日期、时间和地点。
()发售招标文件
如果经过资格预审程序,招标文件可以直接发售给通过资格预审的供应商。如果没有资格预审程序,招标文件可发售给任何对招标通告做出反应的供应商。招标文件的发售,可采取邮寄的方式,也可以让供应商或其代理前来购买。如果采取邮寄方式,要求供应商在收到招标文件后要告知招标机构。

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