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流程说明文件写作方法

张国祥老师答网友问

尊敬的王先生:你好!
今天继续回答你的提问,我们谈谈流程说明文件的写作方法。
通常情况下流程图与流程说明文件是一一对应的,即一图一文。但是否每个流程图都要进行文字说明,我本人认为并非如此。一般来说,流程描述要解决三个问题:一是谁做?二是做什么?三是怎么做?流程图中对怎么做即做好的标准交待得很清楚了,流程说明文件则可以略去不写。也就是说应该根据企业管理的实际需要来决定是否写作说明文件。显而易见,流程说明文件的关键就是围绕做好工作的标准展开。
关于流程说明文件的写作,张老师归纳总结了一个“三三制”。即文章形式上的“三段”、语言文字上的“三不”和写作内容上的“三点”。
一、             文章形式上的“三段”
第一段是本流程发起者或监管者对流程工作或活动的要求,开宗明义指出本流程运行的目标或者说要达到的目的。文字内容与流程图中的准备进程高度一致。
第二段是对本流程事务工作或活动内容的准确界定。通常按流程进程先后进行文字描述,并用数字对进程的先后标号。语义要充分体现写作内容上的“三点”。
第二段是说明文件的关键和重点。
第三段就是本流程工作或活动运行达到的目的。通常与第一段形成首尾呼应。所用语言在时态上往往是完成时。
二、             语言文字上的“三不”
我们要求流程说明文件中的词句必须准确清楚、一目了然,不得使用抽象语言、不得使用概括语言、不得使用模糊语言,如“及时完成”、“尽最大努力完成”中的“及时”、“尽最大努力”就属于模糊语言。
三、             写作内容上的“三点”
“三点”是流程工作或活动“谁做”、“怎么做”、“做好的标准”。流程说明文件必须对“三点”介绍的一清二楚,不得模棱两可、语焉不详。
概括来说每一份流程说明文件必须对流程承担者做好工作或完成任务的先后、做好的标准、衔接的时间、交接的地点、工作的性质、必备的要素做出规定,能够让新来的员工通过阅读流程图和流程说明文件就能基本掌握工作方式和方法。
有的企业规定:检验流程说明文件合格的标准是新手看三遍就会。贵公司使用坐标代号来进行流程说明是不是过于复杂了一点?使用张老师的“三三制”就是这么简单。
为便于贵公司员工理解,我提供一份其他公司的流程文件供大家参考。
附:离职员工欢送流程说明文件
3-13-9离职员工欢送流程说明文件
一、人力资源部经理对部门离职员工欢送活动的要求
离职员工满意离开,保持友谊。
二、离职员工欢送流程活动的事务工作内容
1、部门直接主管在接到人力资源部招聘主管传递的本部门员工离职信息后,安排次日早晨举行离职员工欢送会。
2、部门直接主管对离职员工的优点(至少五条以上)进行总结,然后由部门在职员工回顾一起工作的愉快经历。
3、曾经发生误会的员工握手致歉,消除隔阂,增进友谊。
4、离职员工对同事的激励发表个人感言。
5、部门直接主管带领大家对离职员工的前程致以美好祝福,并在准备的礼品上签字留念,互致临别赠言。
6、部门直接主管向离职员工赠送礼品,离职员工接受礼品。
7、共同目送离职员工离去,部门主管安排他人接替工作。
8、欢送会圆满结束,各自回岗工作。
三、离职员工欢送流程活动运行的结果
离职员工满意离去,不留遗憾,保持友谊。
 
注意哦,只是仅供参考。也欢迎你们及时反馈意见。
张国祥
2009.11.24

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