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流程图要不要好看?——兼说形式与内容

流程图要不要好看?——兼说形式与内容

——咨询日记之四十五
作者:张国祥
2010-9-3
昨天给企业管理人员讲流程优化设计技术,有人提出如果流程图不好看怎么办?今天在企业进行流程设计辅导时又有人提出了类似问题:流程图到底要不要好看?
我的回答是流程图应该好看,应该错落有致,并且工作进程一目了然。如果复杂难看,一定不是好的流程设计。我在几家企业的流程优化设计中发现:凡是反映事务本来面目,揭示工作内在联系,或反映工作衔接逻辑联系的流程,没有不好看的。如果你不能准确地描述或设计流程的先后秩序、不能恰当地安排承担流程职责的岗位,那么就很难保证流程的简洁美观。
当然任何事情都有例外,都有多种可能性。流程图也是如此。也就是说,我们企业有的工作还处于探索阶段,还不成熟,承担责任的岗位也不固定,那么画流程图也就可能无可适从。即使勉强画出来也无法做到进程清楚、连接顺畅,其中可能会出现交叉,可能出现重叠。做事没条理,流程就无法有条理。思维混乱,流程就不能不乱。如果流程混乱不堪,我建议还是不画为妙。画出来除了徒添麻烦甚至增加困扰之外,可能于事无补。
我倾向于凡是优化审批的流程应该都是美观的流程。如果做不到这一点,一定是设计人员没有把握流程运行的本质联系,没有突破现有落后做法的樊篱或障碍。如重复审批、重复查验,甚至多头指挥。这样的做事风格,如果流程简洁那才是怪事!
企业进行流程优化的目的,就是为了提高工作效率、提高员工工作能力和工作处理速度。如果拿一个流程图过来,半天看不明白,那要流程图干什么?可用的流程图,能够对工作进行指导、能够给员工工作带来指导意义的流程图一定是简洁美观的。
但是,如果我们只是追求流程图的美观,而损害了流程活动之间的逻辑联系、破坏了流程进程的自然顺序,那一定是不容许存在的。
所以,我们要确立一个流程图设计的原则,那就是形不掩义,内容第一。内容准确、流程衔接自然、工作有条不紊,才是我们追求的目的。这也是流程设计的原则。内容永远比形式重要。没有内容再漂亮的图表会有什么用呢?古人不是说了“徒有其表”吗?图只有其表而无实质内涵有什么用呢?
当然设计流程图,进程排列和连线技巧对美化流程图还是有较大影响的。首先,你在设计流程图时,流程授权岗位、主持岗位、支持岗位、协助岗位的排列次序还是有讲究的。谁居前、谁居中、谁居后也是有规律可循的。把握了流程岗位的责任分类和流程活动的先后顺序,你怎么画,流程图都好看。如果你心中无数,不仅连线会发生错误,而且进程也会错乱。这样的流程图不难看,还有什么会难看呢?
内容决定形式,形式影响内容。流程内容清楚、活动简洁流畅,图形一定美观;但如果为了美观而调整内容,就会适得其反,因形害义。
所以,流程图难看,一定是思维混乱。思维不乱,掌握好流程图设计技术和方法,流程图准保个个都好看。

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