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低效流程是如何偷走你的时间、成本和效率的?

 低效流程是如何偷走你的时间、成本和效率的?

作者:张国祥

2011/10/31

我们说流程创造价值,流程提高效率,并且说流程打造竞争力,那是有前提的。这就是要求必须是高效流程,至少是有效流程,才能产生这样的效果。如果企业对流程不加管理,尽是低效流程甚至还夹杂一些无效流程,那么创造价值、提高效率就是空话,更不要说打造竞争力了。

不少企业并未真正认识到流程创造价值的意义,完全凭经验和感觉管理企业,并且非常勤奋,以为多下苦功、多花气力就能把企业搞好,结果除了自己累得不行之外,下属员工也叫苦连天。为什么会这样?我来告诉你真相:你企业的流程大部分是低效的,少部分是无效的。你偶尔会有高效处理问题的案例,但绝无高效的流程。你的高效完全来源于能人专权和独裁,离开了个别能人,企业在原地打转都不可能,而是混乱一片。

我们来分析一下,低效或无效流程是如何偷走你的时间、成本和效率的。

先看一家著名企业的调试配件申领流程。这是一家汽车制造企业,技术部的技术员进行产品研发,必须用汽车配件作实验。谁都懂得:汽车配件拿到市场或者倒买给车主就是钱,企业为了控制倒卖配件事情发生(事实上就是发生过),制订了严格的汽车配件申请领用流程,需要技术部、生产部、财务部各部主管与部长,和三大仓库主管签字,其中生产部、财务部两个部门的预算员都要签字(确认配件价值或成本),遇到仓库没有的配件,还得找采购部部长签字。如此多人签字把关,一般配件从申请到领取成功,通常时间为十天,最长时间为半个月。因为这么多人不可能同时在公司等候你去找他签字,再说他们也不是神仙,谁也无法预计哪天会有人找他签字。极端情况下,如果一个技术员不幸当月要二次申领调试配件,那他就全月每天都会花时间在办公大楼各部来回穿梭了。向我反映情况的技术员们的确是苦不堪言。

技术员应该以设计或试制为主,而这个为试制做准备的流程却让他们耗费了大量不必要的时间和精力,他们怎么能够高效率地工作呢?

繁琐的签字手续无非是为了控制技术员倒卖汽车配件。如果技术员要倒卖汽车配件,也必须等到拿到配件之后才能进行。你十人签字百个人签字,只要他拿到配件倒卖照样可以进行。签字的多少并不能阻止倒卖发生(当然这是假设)。如果从提高工作效率的角度来看,这些重复签字,十个就有八、九个人签字是无效活动,只有一二个人签字是有效活动。那就是确认他的工作必需这些配件的直接主管和计算配件价值的预算员(如果价值标准是统一的,生产部或财务部预算员其中之一核算就够了)二人的签字就是有效活动。

繁琐的签字大大提高了技术员的工作成本、浪费了技术员大量的设计时间,也浪费了N个主管的签字时间,技术部的整体试制效率就这样在重复签字和来回跑腿中间被消磨掉了。

如此举一反三,看看你的企业有多少重复签字、有多少无意义的等待、有多少无意义的请示汇报,你就能找出偷走你企业时间、成本、效率的各种罪魁祸首。

流程管理追求保留有价值的流程活动、砍掉无价值的流程活动,合并低效的流程活动,更多效率更多价值就是在流程优化中创造出来的。

像刚才举例的调试配件申领流程,我们经过与企业员工共同探讨之后,优化如下。用流程图检视现有流程的优劣就像用CT给人体体检一样,肿瘤一看就知。

附:调试配件申领流程图


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